Der Werkzeugkasten · Vorverkauf ab Ende November
Von der Anfrage bis zur Lesson. Zwölf fertige Abläufe.
Das Starterkit zeigt einzelne Prompts. Der Werkzeugkasten liefert für jede wiederkehrende Aufgabe der Projektabwicklung einen kompletten Ablauf: Prompt-Kette, Prüfschritt, Excel-Vorlage und einen eigenen KI-Assistenten.
Für ChatGPT, Claude und Microsoft Copilot. Vorlagen für Excel ohne Makros.
Was ein Workflow ist
Nicht ein Prompt, sondern der ganze Weg zum Ergebnis.
Jeder Workflow ist gleich aufgebaut. Du findest dich sofort zurecht, egal ob es um ein Lastenheft, einen Nachtrag oder ein Review geht.
Prompt-Kette
Zwei bis vier Schritte, die aufeinander aufbauen. Vom Eingangsdokument bis zum versandfertigen Ergebnis.
Prüfschritt
Woran du ein schlechtes Ergebnis erkennst, bevor es beim Kunden landet. Die KI liefert Entwürfe, die Verantwortung bleibt bei dir.
Excel-Vorlage
Das Zielformat mit Formeln, Ampeln und einem durchgerechneten Beispielprojekt. Ohne Makros, läuft lokal.
Eigener Assistent
Fertige Anweisung für ein eigenes GPT, ein Claude-Projekt oder einen Copilot-Agenten. Einmal einrichten, immer wieder nutzen.
Kurzes Video
Drei bis fünf Minuten je Workflow, vorgeführt an einem erfundenen Projekt aus dem Anlagenbau.
Der Kniff
Der eine Handgriff, der aus einem brauchbaren Ergebnis ein gutes macht. Aus der Praxis, nicht aus dem Lehrbuch.
Was drin ist
Zwölf Workflows entlang des Projekts.
Die erste Version deckt die Aufgaben ab, die im Projektalltag am meisten Zeit und Geld kosten. Weitere Workflows sind in Arbeit.
Anfrage und Angebot
- Anfrage analysierenLastenheft auf Lücken, Widersprüche und Kostenrisiken prüfen, Rückfragenliste mit Annahmen, bieten oder nicht.
- Leistungsumfang und AbgrenzungIm Umfang, nicht im Umfang, Optionen, Beistellungen und Schnittstellen als fertige Angebotsanlage.
- Angebotsrisiken bewertenRisikoliste mit Erwartungswert, Matrix und einem Zuschlag, den du in der Verhandlung begründen kannst.
Auftrag und Kick-off
- Vertrag auf Pflichten und Fristen prüfenBestellung gegen Angebot, Fristenliste mit Vorwarnung, Pönale, Abnahmekriterien, Auftragsbestätigung.
Steuerung
- Protokoll und MaßnahmenlisteErgebnisprotokoll in 15 Minuten, eine Maßnahmenliste für das ganze Projekt.
- Terminplan auf Risiken prüfenLogik, Puffer, Mitwirkung des Kunden auf dem kritischen Pfad, Abstand zu Vertragsterminen.
- Nachtrag begründenFristgerecht anzeigen, nachvollziehbar kalkulieren, mit den Augen des Einkäufers gegenlesen.
- StatusberichtAus einer Liste Stichpunkte zwei Fassungen: für den Kunden und für das Management.
Reviews und Lessons Learned
- Projektreview an MeilensteinenCockpit mit Ampeln für Kosten, Termin und Qualität, Abweichungen und Entscheidungsvorlage.
- Lessons Learned erhebenReview-Workshop vorbereiten, Beobachtungen bewerten, Ursachen statt Symptome.
- Lessons-Learned-RegisterEin Register über alle Projekte, geordnet nach Phase, Gewerk und Ursache.
- Lessons wiederverwendenVor jeder Phase die passenden Erfahrungen holen und in Maßnahmen übersetzen.
Kostprobe aus dem Workflow Nachtrag
Erst anzeigen, dann rechnen.
Nachträge scheitern selten am Geld, sondern an der Form. Dieser Prompt ist Schritt 2 von 4: die Anzeige der Mehrleistung, bevor die Kalkulation fertig ist.
Schreibe eine kurze, sachliche Anzeige einer Mehrleistung an den Kunden. Inhalt: Bezug auf den Wunsch des Kunden mit Datum. Hinweis, dass diese Leistung nach unserer Auffassung nicht im vereinbarten Umfang enthalten ist, mit Fundstelle. Ankündigung eines Nachtragsangebots bis [Datum]. Vorbehalt: Mehrkosten und Terminauswirkung werden mit dem Angebot beziffert. Bitte um Bestätigung, ob die Leistung ausgeführt werden soll. Höchstens zehn Sätze, partnerschaftlich, keine Vorwürfe.
Die Anzeige mit Kostenvorbehalt kostet zehn Minuten und sichert den Anspruch. Wer erst rechnet und dann anzeigt, ist oft schon über der Frist.
Der Unterschied
Lessons Learned, die beim nächsten Projekt wieder auftauchen.
In den meisten Firmen verschwinden Erfahrungen in Protokollen. Im Werkzeugkasten bilden drei Workflows einen Kreislauf: im Review erheben, im Register ablegen und vor dem nächsten Angebot und Kick-off automatisch als Checkliste wieder hervorholen.
- 1Review am Projektende: Beobachtungen sammeln und nach Wirkung bewerten.
- 2Register: Ursache, Empfehlung und die Phase, in der man es hätte verhindern können.
- 3Nächstes Projekt: Phase wählen, Checkliste ziehen, gegen das neue Lastenheft prüfen.
Warteliste
Gründerpreis 49 € statt 129 €.
Wer auf der Warteliste steht, erfährt als Erster vom Vorverkauf und bekommt den Werkzeugkasten zum Gründerpreis, mit allen Updates der ersten Version. Der Vorverkauf startet voraussichtlich Ende November 2026. Die Warteliste ist unverbindlich.
Fragen
Was du vorher wissen solltest.
Welche KI brauche ich?
ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot. Die Prompts sind so geschrieben, dass sie in allen drei funktionieren. Für die eigenen Assistenten liegen Anweisungen für alle drei bei.
Darf ich Firmendaten eingeben?
Nur in ein Firmenkonto, das deine Firma für KI freigegeben hat, zum Beispiel Microsoft Copilot mit Unternehmensschutz oder ein Firmenkonto bei ChatGPT oder Claude. Lastenhefte, Verträge und Kalkulationen gehören nie in ein privates Konto. Jeder Workflow sagt dazu, was zu beachten ist.
Welche Excel-Version brauche ich?
Excel 2016 oder neuer, auch Microsoft 365. Die Vorlagen kommen ohne Makros aus und funktionieren deshalb auch dort, wo VBA gesperrt ist.
Was ist mit Teams?
Eine Team-Lizenz ist geplant. Wenn du daran Interesse hast, trag dich ein und schreib kurz an kontakt@projektkniff.de.
Und das Starterkit?
Bleibt kostenlos. Es zeigt zehn einzelne Prompts. Der Werkzeugkasten baut darauf auf, mit kompletten Abläufen, Vorlagen und Assistenten. Zum Starterkit